A BI-KA Logisztika Kft-nél a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (Panasz tv.) előírásai alapján a társaságon belüli visszaélések bejelentésére, felderítésére, kivizsgálására belső visszaélés-bejelentési rendszert működtet, melynek keretén belül a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.

A bejelentés egyaránt megtehető nyílt módon, vagy névtelen, un. anonim bejelentésként. A bejelentésnek minden esetben tartalmaznia kell az ügylet, esemény rövid leírását, a visszaélés, vagy annak gyanúja kapcsán érintett alkalmazott, ügyfél vagy egyéb személy(ek) megjelölését (név és az ügy kapcsán megismert személyes adatok feltüntetésével), valamint a visszaélésre utaló gyanú okainak és az ezekkel kapcsolatos körülmények leírását, a bejelentés lényegét érintő információk ismertetésével.

A bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül a bejelentést kivizsgálók kötelesek érdemben kivizsgálni. Ez a határidő különösen indokolt esetben, legfeljebb egy alkalommal hosszabbítható meg, de a vizsgálat tartama hosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot. A kivizsgálásra rendelkezésre álló határidő meghosszabbításáról, annak indoka és várható befejezése megjelölésével a bejelentőt – ha személye ismert – a bejelentővédelmi megbízottnak egyidejűleg tájékoztatnia kell.

A személyes adatok megőrzésének- eltérő rendelkezés hiányában- elévülési időig való megőrzésének adatkezelési célja annak bizonyíthatósága, hogy a Társaság jogszerűen járt el, figyelemmel arra is, hogy bírósági jogérvényesítés során azt, hogy az adatkezelés a jogszabályban foglaltaknak megfelel, a Társaság köteles bizonyítani.
A Belső visszaélés-bejelentési rendszer szabályzatot innen töltheti le.